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Artículos de Opinión

Cómo el ciclo PDCA colabora en la transformación digital del estudio contable

En épocas de transformación digital, el sector contable es uno de los que más sufre disrupciones. Tu estudio puede adoptar la mejor tecnología disponible en el mercado, pero es necesario adoptar metodologías que ofrezcan oportunidad de cambios y mejoras continuas en la organización. 

Al final, el futuro de la contabilidad ya es una realidad y quien no se organiza podrá ser fácilmente superado por la competencia. La forma como los profesionales y estudios vienen abrazando las nuevas herramientas muestra el potencial transformador de la tecnología para la contabilidad

La búsqueda de la eficiencia y calidad en el trabajo puede verse beneficiada por las herramientas de gestión. Es el caso del ciclo PDCA, herramienta de fácil entendimiento y utilización que salió de los manuales de la gestión de la calidad para ganar el universo corporativo, inclusive los estudios contables. Descubrí, en esta publicación lo que necesitás saber sobre el mismo.

El concepto de ciclo PDCA

El ciclo PDCA, también conocido como Ciclo de Deming o Shewhart, es un método que valora la cultura de mejora continua en las organizaciones. Es una metodología de gestión interactiva, utilizada no solo para el control sino también en la constante mejora de productos, servicios y procesos.

El origen de la sigla son los términos en inglés Plan (Planificar), Do (Hacer), Check (Chequear) y Act (Actuar). Siguiendo estas cuatro etapas, se puede mejorar cualquier proceso dentro de tu estudio, obteniendo una serie de beneficios.

¿Por qué utilizar el ciclo PDCA?

La primera razón para adoptarlo es que el ciclo PDCA fue utilizado para ayudar a Japón a reconstruirse tras la 2° Guerra Mundial. Enseguida, su uso fue diseminado hacia el resto del mundo como un modelo de éxito. 

La segunda razón es que la metodología se utiliza desde hace mucho tiempo por grandes empresas. Ayuda a mejorar continuamente los procesos elevando el patrón de calidad de los productos o servicios. 

El ciclo PDCA ha sido desarrollado para ser aplicado en la gestión de la calidad. Actualmente es una de las principales herramientas para comprender el proceso administrativo y la resolución de problemas.

La contribución del ciclo PDCA para el futuro de la contabilidad

Ante la simplicidad del ciclo PDCA muchas personas dudan de su eficacia y del tipo de beneficios que ofrece para las empresas. Por esa razón, conocé las ventajas más evidentes:

  • Productividad

Cuando los procesos mejoran, aumenta la productividad de tu estudio, porque el equipo realiza más acciones en menos tiempo. La productividad se refleja en la eficiencia y también en la competitividad del negocio, resultando en más clientes, crecimiento de la facturación y más éxito para la gestión. ¡Todo lo que el futuro de la contabilidad necesita!

  • Fin del trabajo repetitivo

El trabajo repetitivo es uno de los principales problemas en los estudios contables. Un sector genera un informe, lo imprime y envía a otro sector, que tendrá que digitar nuevamente los datos. Este escenario es bastante común, ¿no es verdad? Si te identificas con ese problema, implementá el ciclo PDCA, reduciendo la espera de los datos, el tiempo de digitación y también los recursos involucrados.

  • Reducción de costos

Un estudio contable eficiente ahorra recursos con cosas superficiales, como la impresión del informe del ejemplo anterior y pasa a invertir el dinero ahorrado en mejoras reales. Y la tecnología en la contabilidad puede ayudarte a mejorar mucho más la productividad y los resultados, basta apenas que todos los documentos necesarios estén en la nube. 

¿De qué manera un estudio contable puede poner en práctica el Ciclo PDCA?

El ciclo PDCA ayuda a entender cómo surge un problema y de qué manera debe ser solucionado. A partir de la oportunidad de mejora, debés definir las acciones necesarias para promover los cambios esperados. La idea es que los resultados se logren con más calidad y eficiencia.

Para poner en acción el ciclo PDCA en tu estudio contable, tenés que seguir cuatro etapas necesarias:

P – Planificar

Esta es la etapa en la que seleccionás un proceso que necesita ser resuelto, listando las posibles causas y soluciones.

Una forma de verificar si todo está yendo bien es hacer, por lo menos, una reunión semanal con el equipo, para presentar los resultados y evaluar las acciones alineadas en la semana anterior. También es importante conversar para discutir las demandas diarias.

D – Desarrollar

En esta fase se realizan pruebas a partir de las hipótesis levantadas, buscando siempre reducir o eliminar el problema.

Pero desarrollar una planificación se requiere habilidad técnica. Por este motivo, tenés que saber a quién delegar, explicá lo que se debe hacer, exigí velocidad en la ejecución y es importante que tengas canales para acompañar los resultados. 

C – Comprobar

La propuesta aquí es asegurar que el problema se haya resuelto, por lo tanto consiste en monitorear los resultados y comparar el antes y el después de la implantación de la mejora.

A pesar del frenético ritmo que tiene tu estudio contable, verificá por lo menos una vez al día si las principales demandas o las más críticas están en marcha. De esa forma, si existe algún problema, se podrá hacer una corrección.

A – Actuar

Significa registrar los cambios realizados, formalizarlos y partir hacia otro punto que debe ser mejorado.

En algunas empresas, los clientes tienen problemas para definir y enviar la documentación necesaria al estudio contable. Por ese motivo, acaban retrasando el envío de la documentación, además de faltar información y archivos importantes.

Con el ciclo PDCA, podés planificar una capacitación con el equipo del cliente, hacer el entrenamiento, verificar si el problema fue resuelto y si el cliente está más satisfecho. Y después actuar, aplicando la misma metodología en otros clientes o haciendo el proceso online. Si la metodología no da cierto, es necesario volver a la primera fase y rehacer el trayecto.

¿Te diste cuenta cómo la metodología PDCA puede ser aplicada tanto en la gestión de tu estudio, como en la del cliente? Es una de las herramientas más consagradas del mundo para resolver problemas. 

Entonces continuá leyendo nuestro blog y conocé más temas que te puedan ayudar en la gestión de tu estudio contable.

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