Trabajar de forma colaborativa es el futuro de la contabilidad Imagen:
Computación en la nube

Cloud computing: los estudios contables ganan más competitividad

Actualmente mucho se habla de trabajar de forma colaborativa y de las ganancias tanto para los estudios contables como para los clientes. Con la computación en la nube, esto es posible. La tecnología acompaña la tendencia mobile, que viene trayendo tanta innovación.

Además de simplificar la rutina contable, es posible optimizar la atención a los clientes, conquistando productividad y aumentando la competitividad. El futuro es la cloud computing en las tareas del estudio contable.

¿Tu estudio contable trabaja de forma colaborativa entre tus colaboradores y tus clientes? Entonces, descubrí cómo  ONVIO es un fuerte aliado en la actuación del negocio contable.

Cómo estructurar tu negocio colaborativo

La contabilidad colaborativa es una innovación que permite transformar la actual forma de la prestación de los servicios contables. Básicamente, con la computación en la nube es posible compartir información y conocimientos, además de servidores, softwares, planillas, archivos, bases de datos, redes entre otros.

El mecanismo de funcionamiento del trabajo colaborativo es relativamente fácil de entender. A través de internet, este entorno compartido posibilita las siguientes operaciones:

  • Cliente: envío de documentos y extracción de sus informes, en cualquier momento, utilizando la computadora u otros equipos, como el smartphone;
  • Contador y su equipo: realización de sus trabajos, conforme la demanda del cliente, en su oficina o incluso en casa (home office);
  • Entidades gubernamentales: acceso a información y bases de los contribuyentes.

De acuerdo con un estudio realizado por Brother International (ok), muchas empresas están cada vez más interesadas en adoptar tecnologías disruptivas que tornen su fuerza de trabajo más “móvil” y sus procesos más simples y flexibles.

La misma encuesta revela que, de los 509 entrevistados, el 21% planea gastar la mayor parte de su presupuesto de TI en soluciones que permitan la sincronización y el uso compartido de archivos en la nube. A su vez, otro 28% quiere invertir en dispositivos móviles que faciliten la rutina de los colaboradores que trabajan de forma remota.

Por estar basado en la web, ONVIO permite una verdadera colaboración entre los profesionales contables y clientes, para que accedan a toda la información que necesitan. La plataforma elimina la necesidad de mantener una estructura robusta de TI interna, porque todo el acceso pasa a ser online. Esto amplía el acceso a las soluciones y aumenta la competitividad y la asertividad de la gestión contable.

Asimismo, los contactos entre profesionales y clientes se pueden hacer en cualquier horario, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo con acceso a Internet por el portal del cliente. Esto se refleja en beneficios para ambos, profesionales y clientes, así como agilidad del trabajo colaborativo en un único entorno.

Los beneficios para los profesionales contables incluyen:

  • reducción de costos por la menor necesidad de inversión en equipos y programas informáticos;
  • oportunidad de trabajo bajo demanda y no mediante contrato de prestación de servicios, lo que resultará en la valorización de sus trabajos;
  • mayor productividad, pues un mismo archivo puede ser actualizado por las partes de forma simultánea.

Para los clientes, las ventajas involucran:

  • ganancia de tiempo y dinero, debido a la eliminación de la necesidad de enviar papeleo y archivos a la oficina contable;
  • acceso fácil a la información y a los informes que se necesitan en tiempo real;
  • liberación de compromisos contractuales (contratación de contadores u oficinas por determinado tiempo).

Las actualizaciones de los sistemas en sí, así como los cambios en la legislación, se hacen de manera más simple y ágil, llegando inmediatamente al usuario.

Con ONVIO sincronizá con colegas y clientes en una única plataforma universalmente accesible.

Facilidades en el autoservicio

Estos son algunos ejemplos de tareas más fáciles de autoservicio y se pueden hacer directamente desde el smartphone o tablet:

1. Se adapta al ritmo de la oficina

Con ONVIO, los principales aspectos de su flujo de trabajo diario pasan a ser administrados en la plataforma online. Su equipo puede trabajar en conjunto con la velocidad y la flexibilidad necesarias para mantener el ritmo de gestión de actividades en una profesión que cambia rápidamente.

Asimismo, el contador y los demás profesionales del equipo ganan la libertad de trabajar con seguridad en cualquier lugar utilizando ONVIO, porque está basado en nube. Disponibles las 24 horas al día, los 7 días a la semana, los datos siempre están accesibles para todos los involucrados: profesionales y clientes.

2. Gestión efectiva

Recursos y funcionalidades facilitan la gestión, tornándola aún más efectiva. Es posible, por ejemplo, utilizar las cuentas de clientes para intercambiar archivos con ellos, asignar tareas y colaborar en actividades desde cualquier dispositivo.

Por ejemplo, aquellos procesos internos que consumen tiempo, como gestión de contactos de clientes y hojas de control de horas de profesionales, pueden ser gestionados con mucha más facilidad. Esto ayuda a lograr más eficiencia en la gestión.

3. Trabajo consistente

Con esta integración de los módulos, ONVIO te permite a vos y a tus clientes interactuar y llevar a cabo las actividades en una plataforma online. El sistema ofrece una experiencia consistente para las personas involucradas en las actividades de todos los módulos.

Como la información está centralizada en un solo lugar, todos se enteran de lo que sucede y de su responsabilidad en ese proceso.

No hay necesidad de intercambiar documentos por correo electrónico. ONVIO permite recopilar y compartir fácilmente los archivos en el software, manteniéndolos organizados y siempre accesibles para quien tenga permiso.

4. Seguridad

Hoy en día la seguridad de la información es una de las prioridades de cualquier organización. Con los frecuentes ataques a internet, los gestores buscan entornos seguros para sus operaciones. Con la tecnología de computación en la nube, ONVIO garantiza a sus clientes seguridad a nivel corporativo. Es decir, la oficina se convierte en la primera y mejor línea de defensa para ellos.

El software mantiene los datos seguros con varios niveles de protección. No te preocupes más con la copia de seguridad y los dolores de cabeza debido a problemas de TI. Asegurate de que la información del estudio y de tus clientes siempre estará a salvo.

5. Movilidad

ONVIO es accesible desde cualquier dispositivo, siendo posible interactuar dónde, cuándo y cómo el usuario lo desee. Además, es posible integrar ONVIO a las otras soluciones que también garantizan acceso mobile, como Dropbox® y Google Drive™.

Algunas funcionalidades colaborativas de la plataforma

ONVIO Documents y ONVIO Client Center también están disponibles en las aplicaciones móviles, para usted, su equipo y sus clientes. En ONVIO Documents tendrá todas las funcionalidades, como:

• Tomar fotos de documentos de origen con su dispositivo móvil y mejorarlos en la aplicación, de forma automática o manualmente;

• Digitalizar y cargar rápidamente documentos de varias páginas con la cámara en su dispositivo móvil;

• Editar archivos en sus programas nativos de Microsoft mientras está en la aplicación;

• Como sus clientes y usted están viendo la misma información en tiempo real, es más fácil que antes ayudar con sus preguntas.

Central del Cliente ONVIO

ONVIO Client Center te ofrece a vos y a tus clientes un local central para almacenar, recuperar y firmar documentos y formularios importantes. El software del portal del cliente online para contadores es la manera más eficaz de colaborar con sus clientes en un entorno altamente seguro.

También le facilita la vida a tu equipo:

  • • Permite arrastrar, soltar, digitalizar y seleccionar documentos con rapidez y facilidad;
  • • Tiene la capacidad de personalizar y de ajustar el mensaje que su cliente ve;
  • • Proporciona una visión sencilla e intuitiva del lado del cliente de los documentos que envían y reciben de su empresa;
  • • Tiene la capacidad de los clientes para compartir documentos con facilidad y seguridad con terceros;
  • • Ofrece un proceso fácil de intercambio de archivos, tanto para su equipo como para sus clientes;
  • • Funcionalidad de aprobación de documentos electrónicos.

Con la integración entre ONVIO Documents, los módulos de Digital Professional Suite y una aplicación práctica para dispositivos móviles, puede obtener un proceso de comunicación efectivo, basado en la nube y la colaboratividad.ONVIO fue diseñado por Thomson Reuters para acompañar el ritmo diario del contador y de su estudio en un mundo que se mueve cada vez más rumbo a la innovación. ¡Eso porque el futuro de la contabilidad es ahora!

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