El chatbot altera la contabilidad gerencial
Contador digital

El chatbot es la gran novedad de la tecnología en la contabilidad

presas y mucho más común en las grandes, que pueden darse el lujo de probar la nueva herramienta.

Un reportaje del portal Computerworld ha divulgado datos del informe de la red profesional de TI (Tecnología de la Información) Spiceworks, que comprueban esa fuerte tendencia. Se estima que un 29% de los entrevistados ha implementado uno o más chatbots en sus empresas.

De las grandes empresas consultadas, un 24% ya utiliza la IA (Inteligencia Artificial) y un 16% está lista para comenzar. Los departamentos que más han utilizado estas herramientas son:

  • TI (53%);
  • Gestión administrativa y negocios (23%);
  • Soporte al cliente (20%).

A su vez, los casos de uso en el área contable y financiera corresponden al 9%. Incluso teniendo una representatividad menor, junto a la IA y al Aprendizaje Automático, los chatbots son el tema del momento cuando se habla de tecnología en la contabilidad.

Pero ¿cuánto conocés acerca de esta tendencia? Vamos a presentar los 5 principales puntos de interés e información para el uso  de esa herramienta en la contabilidad.

1 – Qué es un chatbot en la profesión contable

En primer lugar, necesitás saber que un chatbot es un robot virtual conversacional. Esto significa que existe en el mismo un programa que le permite recibir y reaccionar a estímulos. Se derivan de los bots que, al operar en la interfaz de las aplicaciones de chat, han recibido el prefijo “chat”.

Básicamente, un chatbot es un bot que ha aprendido a comunicarse.

Pero ¿cómo se produce ese aprendizaje?

2 – Tecnología en la contabilidad: cómo funciona un chatbot contable

Los actores viven sus personajes a partir de guiones. La misma lógica apoya el funcionamiento de los chatbots. Existen guiones seguidos por esas máquinas que se están volviendo cada vez más inteligentes. Por el momento, los humanos escriben cuáles son los “gatillos” comunicacionales y a qué respuestas conllevan.

En un futuro próximo, los robots digitales podrán contribuir a la redacción de sus propios guiones. En este sentido, el funcionamiento de un chatbot está íntimamente relacionado a la IA, al Aprendizaje de Máquina. Ambos combinan las programaciones necesarias para que la interacción con esas tecnologías se vuelva cada vez más humana.

Y la idea es que lleguen a un punto en que se vuelvan mejores que los humanos. Tal conquista es conocida como momento de la Singularidad. Los investigadores estiman que ese hecho se consolidará entre 2030 y 2045.

Ante las predicciones, todavía persiste la duda: ¿será que estos robots serán capaces de actuar como consultores? Sólo el tiempo lo dirá. Pero ya es posible entender cómo esta tecnología se está utilizando en la actualidad.

3 – En qué áreas de la profesión contable es útil un chatbot

Son tres las principales áreas de un estudio contable que ya pueden recibir esas criaturas artificiales e interactivas:

  1. Servicio básico de atención a clientes
  2. Soporte a analistas
  3. Análisis de datos

La primera de ellas es la versión clásica del chatbot. El robot está preparado para recibir el contacto de los clientes y resolver cuestiones simples de solución de preguntas y llenado de formularios.

Los chatbots también pueden estar en contacto con los analistas contables, al brindar ayuda en la búsqueda de información. Otra función vinculada a los profesionales de ciencias económicas es la de proporcionar información analítica acerca de las empresas de los clientes y acerca de la oficina propia.

A continuación, conocé más sobre esas utilidades.

4 – Ejemplos de uso del chatbot

Actualmente los chatbots están capacitados para desempeñar funciones muy simples dentro del estudio. Por ejemplo:

Responder dudas: este es el principal uso y ha proporcionado una buena experiencia a los clientes;

  • Auxiliar en las tareas contables más básicas: bajar facturas, rellenar formularios y  hacer búsquedas son las acciones de este bot.
  • Cumplir actividades repetitivas: muchas de las actividades que el chatbot sustituye son repetitivas, como descargar documentos.
  • Analizar y reunir datos: todas las interacciones entre humanos y chatbots generan datos y eso es utilizado por el robot para su propio perfeccionamiento.

Estos son ejemplos de usos específicos de esta tecnología en la contabilidad. Pero existen aplicaciones genéricas del robot digital, o sea, sirven para otras áreas fuera de la contabilidad. Algunas son más comunes que otras. Conozca la lista de las funciones más comunes para chatbots, de acuerdo con el informe Spyceworks:

  • Transformar voz a texto (46%);
  • Brindar soporte a tareas de colaboración en equipo (26%);
  • Administrar la agenda de los empleados (24%);
  • Administrar correos electrónicos (14%);
  • Brindar servicio al consumidor (14%);
  • Administrar help desk de TI (13%);
  • Análisis de datos (10%).

6 – Chatbots creados para la contabilidad

Cuando buscamos ejemplos de chatbots creados para la contabilidad, debemos observar fuera de Argentina, donde esta tecnología está siendo más desarrollada. Hemos enumerado tres iniciativas presentes en diferentes países. Ellas apuntan caminos hacia el futuro de la contabilidad gerencial.

Estados Unidos:

AskMyUncleSam (PregúnteleAMiTíoSam, en traducción libre) es un chatbot elaborado para responder cuestiones sobre contabilidad. Su creador, Busayo Ogunsanya, utiliza la inteligencia artificial como principal mecanismo del robot digital. Otra función del robot es la de llenar formularios de rendición de cuentas al Gobierno y el pago de impuestos.

Australia:

TaxBot es un bot conversacional capaz de realizar para los usuarios las cuestiones necesarias para preparar el envío de las obligaciones tributarias. Sus creadores tienen como propuesta mostrar que es posible que un robot ejecute en cinco minutos, por U$S 20,00, sin papeleo, lo que antes podía hacerse por un humano.

Singapur:

Osome es la aplicación para la cual basta apenas mandar un mensaje para comenzar a abrir su empresa. Así mismo, la compañía ha creado sistemas y herramientas que ayudan a administrar gastos, impuestos, destitución de colaboradores y otros asuntos contables.

¿Y tu estudio, está inmerso en la tecnología? ¿O no soñabas con todo esto?

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