El contador del futuro necesita proteger la privacidad de los clientes
Contador digital

La tecnología garantiza la seguridad de los datos de los contadores y de sus clientes

Uno de los retos de un estudio contable es gestionar y almacenar datos confidenciales y estratégicos sobre el propio negocio y especialmente sobre sus clientes. Además, diariamente se emiten nuevos documentos, como facturas, nóminas y contratos, lo que aumenta el conjunto de datos sobre la estructura y el rendimiento de una organización.  

Ante este contexto, ¿alguna vez pensaste en las consecuencias que tendrías que enfrentar en una situación de fuga de información de tus clientes?

Si gigantes como Facebook, Sony Playstation y C&A, que invierten al año millones en seguridad, están expuestos a los riesgos de fugas, imaginate las empresas que no toman el debido cuidado. El alcance y el daño de un ataque cibernético son incalculables.

La bolsa de valores Nasdaq fue víctima de la fuga de datos más grande ya registrada en la historia. Entre 2005 y 2012, una banda robó más de 160 millones de números de tarjetas de crédito y débito, accedió a más de 800 mil cuentas bancarias e invadió los servidores utilizados por la bolsa de valores Nasdaq.

El caso muestra que, más allá del tamaño de la empresa, todos son vulnerables. Por lo tanto, es esencial que el mercado de la contabilidad busque garantizar la seguridad de los datos e información confidenciales.

El contador del futuro necesita invertir, con urgencia, en seguridad de datos. Es el momento de adoptar nuevas prácticas y medidas, así como incorporar la tecnología en la contabilidad: todo para evitar posibles ataques cibernéticos y fuga de información.

¿Querés saber cómo proteger los documentos y datos de tu estudio? ¡Continuá leyendo este artículo!

1. Controlar el acceso a los documentos y otros datos confidenciales es necesario en el mercado de contabilidad

En el estudio contable, muchas personas están involucradas en diversos procesos y, por lo tanto, manejan una serie de información diferente, incluso de carácter confidencial.

Por lo tanto, para garantizar la seguridad de los datos, es esencial que el contador del futuro piense cómo controlar el acceso, restringiéndolo sólo a los profesionales que, de hecho, necesitan utilizar la información confidencial.

Con este tipo de control, estarás seguro de que sólo las personas que tienen permiso para utilizar y almacenar la información tendrán acceso a los datos.

 Además de la restricción, es importante estar atento a otros cuidados. Uno de ellos es guiar al equipo en la definición de contraseñas fuertes y alteraciones periódicas, para que sean seguras, lo que dificulta el acceso a los datos, así como a sus fugas.

2. Saber cómo y a quién se envía la información importante

Al igual que en otros sectores, en el mercado de la contabilidad utilizar el mail como una herramienta para interactuar y comunicarse tanto con el equipo interno como con los clientes es algo habitual. Una actividad estándar que parece inofensiva, pero que puede poner en peligro la seguridad de los datos en el estudio. Esto se debe a que, si bien es bastante común este tipo de intercambio de archivos con los clientes, a su vez, es potencialmente peligroso.

En la práctica, un profesional puede recibir archivos infectados por algún tipo de software malicioso, software creado para generar datos para la computadora, dispositivos y usuarios. Permite, por ejemplo, dañar las funciones centrales de un sistema, eliminar o corromper archivos, robar información como datos bancarios y contraseñas.

Para protegerte, por lo tanto, necesitás saber con quién te comunicás y cómo lo hacés. A partir de ahí, necesitás pensar cómo mejorar la interacción, asegurando que el intercambio de información se haga de una manera segura y organizada.

En este contexto, una alternativa es incorporar nuevos recursos y tecnología en la contabilidad. Es posible adoptar una herramienta de almacenamiento en la nube, que permite compartir y organizar los archivos en carpetas, haciendo más práctico el intercambio de información con los clientes y, principalmente, seguro.

3. Tecnología en la contabilidad: utilizar antivirus y firewall y actualizarlos siempre

Es imposible hablar de seguridad de la información sin destacar la importancia de instalar y configurar un firewall que, aliado al antivirus, forma una barrera de protección, disminuyendo el riesgo de invasión de desconocidos.

Mientras que el firewall bloquea cualquier intento de acceder a tu computadora sin la debida autorización, el antivirus protege la máquina de ataques de software maliciosos, mediante la detección y destrucción de este tipo de programa. Juntos garantizan:

  • Protección contra virus que entran por Internet y se propagan, liberando el control de las computadoras a personas malintencionadas.
  • Protección contra los hackers que quieren obtener el control de las computadoras para hacer ataques cibernéticos y robar datos personales.

Vale la pena recordar que si instalás el firewall y el antivirus y te olvidás de actualizarlos permanecerás muy expuesto a los riesgos. Las actualizaciones son indispensables para mantener la seguridad de los datos en el estudio. En definitiva, son los que reparan y cierran posibles puertas para los ataques virtuales. 

Al actualizar el firewall y el antivirus, estás protegiendo los archivos de los clientes y de la empresa del contador del futuro.

4. El contador del futuro necesita hacer copias de seguridad con frecuencia

Todas las prácticas ya indicadas deben, sí, adoptarse, para que garantices la máxima seguridad de los datos. En cualquier caso, incluso con protección, también es indispensable la copia de seguridad. Lo ideal es establecer una rutina para hacerlas en todas las computadoras del estudio, garantizando así una copia segura de los datos. 

Además de utilizar dispositivos de almacenamiento para realizar copias de seguridad, otra opción es guardarlas en una herramienta en la nube. Al optar por esta solución, incluso podés garantizar una copia de seguridad automatizada que proporcione tanto la seguridad como la de los datos de los clientes y del estudio.

5. Incorporar tecnología en la contabilidad: herramientas disruptivas

Para garantizar la seguridad de los datos del estudio contable, otro posible camino es innovar y ofrecer nuevas tecnologías para aumentar la protección de las transacciones y los datos.

La tecnología cloud computing es una tendencia que se ha destacado en el mercado de la contabilidad. Con el uso de esta herramienta, el contador del futuro no necesita guardar nada más en las computadoras o en el servidor de la empresa, lo que garantiza mucha más seguridad.  

Pero no es sólo la protección de los datos lo que aumenta con la computación en la nube. Las plataformas online de gestión contable, como ONVIO, aportan una serie de beneficios a los estudios:

  • Practicidad para los profesionales en la ejecución de transacciones;
  • Facilidad de interacción con los clientes;
  • Mejora de los procesos;
  • Mejora de la calidad en las entregas;
  • Aumento de la productividad y el rendimiento del equipo;
  • Máxima seguridad de datos;
  • Copias de seguridad programadas y optimizadas.

Sabiendo todo esto, ¿te interesa saber por qué la cloud computing es tan transformadora? Descubrí cómo esta herramienta puede ayudarte a convertirte en el contador del futuro conociendo más sobre ONVIO.

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